О клиенте
ТОО «Нестле Фуд Казахстан» — казахстанское подразделение группы Nestlé, зарегистрировано в 2004 году. Nestlé присутствует на рынке Казахстана с 1997 года, офис компании расположен в Алматы.
Дистрибуция построена через сеть партнёров по всей стране — а значит, через постоянный поток договоров, актов и счетов-фактур.
Задачи
- Закрывающие документы с дистрибьюторами и сетями идут бумагой — расчёты замедляются.
- Глобальная система не поддерживает казахстанскую ЭЦП и переписку с госорганами РК.
- Договоры согласуются по почте, версии расходятся.
- Требования группы к прослеживаемости и срокам хранения документов.
- Кадровые процессы офиса и полевой команды ведутся на бумаге.
История проекта
Компания работает на d8n: не покупает серверы и не содержит администрирование системы.
Локальный контур не заменяет глобальную ERP группы, а закрывает то, чего она не умеет: казахстанскую ЭЦП, юридически значимую переписку с госорганами РК и внешний обмен с местными контрагентами. Подписать акт с казахстанским дистрибьютором в SAP нельзя.
Порядок для FMCG обратный офисному: сначала внешний контур — договоры и закрывающие документы с дистрибьюторами, где эффект виден в сроках расчётов; внутренний документооборот и кадровый блок — вторым шагом. Контрагенту не нужно внедрять систему: акты и ЭСФ он подписывает через Doculite.
Конфигурация эталонная: состав типов документов коробочный, обновления приходят вместе с релизом платформы.
Состав системы
Результаты
- Локальная ЭЦП и переписка с госорганами РК закрыты там, где глобальная ERP этого не умеет по определению.
- Дистрибьютору не нужно внедрять систему: акты и ЭСФ подписываются через Doculite.
Кому подойдёт
Кейс релевантен международным компаниям с локальным юрлицом в Казахстане: FMCG, фарма, ритейл, промышленность. Признак — сильная глобальная ERP, которая не закрывает казахстанскую подпись и обмен с госорганами. С чего начать: возьмите документ, который чаще всего задерживает расчёты с дистрибьютором, и замерьте его цикл от отгрузки до подписанного акта.
Вопросы и ответы
Зачем локальная СЭД, если есть глобальный SAP?
Глобальная ERP не умеет казахстанскую ЭЦП и переписку с госорганами РК; локальный контур закрывает именно это.
Нужно ли дистрибьютору внедрять систему, чтобы подписывать акты электронно?
Нет: акты и ЭСФ контрагент подписывает через Doculite своей ЭЦП.
С чего начинать электронный документооборот в FMCG-компании?
Здесь первым шёл внешний контур — закрывающие документы с дистрибьюторами; внутренний и кадровый блок — вторым шагом.
Безопасность и юридическая значимость
- Сертификат по СТ РК ISO/IEC 15408-3-2017, уровень доверия ОУД 4 (№ KZ.7500186.05.01.69209, действует до 26 мая 2029 года); подпись имеет силу собственноручной по Закону РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
- Права в системе равны правам сотрудника, операции протоколируются в журнале аудита. Юридически значимая переписка с госорганами — через ЦОЭД, без дублирования бумагой. Данные обрабатываются и хранятся на территории Республики Казахстан.
