О клиенте
АО «НК «Қазақстан темір жолы» — национальный железнодорожный оператор Казахстана, участник Транскаспийского международного транспортного маршрута.
Компания ведёт модернизацию магистральной сети и парка; в цифровизации работает с PSA, Huawei, Wabtec.
Задачи
- Филиалы и дочерние организации по всей стране — бумажный документ едет сутками.
- Переписка с госорганами и регуляторами требует ЭЦП и подключения к ЕСЭДО.
- Кадровые процессы десятков тысяч сотрудников, многие работают сменами и вне офиса.
- Решения головной компании идут в портфельные компании через цепочку пересылок, теряя пройденные согласования.
Как это устроено
Компания работает на d8n: типы документов, маршруты и справочники доработаны под регламент КТЖ, развитие не упирается в релизный цикл вендора.
Главный результат для группы — сквозные процессы: резолюция КТЖ уходит исполнителю в дочерней организации с учётом пройденных согласований, а исполнение видно из одной системы.
Внедрение шло от контура к контуру: общий документооборот и переписка с госорганами, затем распорядительные документы, затем кадровый блок и обмен с дочерними организациями.
Состав системы
Результаты
- Более 23 000 пользователей: около 20 000 в КТЖ и около 3 000 в дочерних организациях.
- Резолюции уходят в дочерние организации напрямую, с учётом согласований.
- Более 11,6 млн документов прошло через систему за время эксплуатации.
- Подключение к ЦОЭД: переписка с госорганами идёт электронно.
Кому подойдёт
Кейс релевантен национальным компаниям и холдингам с десятками тысяч сотрудников и филиалами по стране. С чего начать: замерьте, за сколько дней распорядительный документ доходит до последнего филиала и чем подтверждается ознакомление.
Вопросы и ответы
Можно ли объединить документооборот холдинга и дочерних компаний в одной системе?
Да. В группе КТЖ резолюция уходит исполнителю в дочерней организации напрямую, с учётом пройденных согласований.
Выдержит ли СЭД десятки тысяч пользователей?
В системе КТЖ работают более 23 000 человек; через неё прошло более 11,6 млн документов.
Может ли компания развивать конфигурацию СЭД своими силами?
Да. Типы документов, маршруты и справочники КТЖ настраивает собственная ИТ-служба.
Безопасность и юридическая значимость
- Сертификат по СТ РК ISO/IEC 15408-3-2017, уровень доверия ОУД 4 (№ KZ.7500186.05.01.69209, действует до 26 мая 2029 года); подпись имеет силу собственноручной по Закону РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
- Права в системе равны правам сотрудника, операции протоколируются в журнале аудита. Юридически значимая переписка с госорганами — через ЦОЭД, без дублирования бумагой. Данные обрабатываются и хранятся на территории Республики Казахстан.
