Рабочее пространство · Электронный архив

Электронный архив: все документы в одном месте

Name: d8n.ai
Price range: $$

Всё, что создаётся и обрабатывается в d8n, автоматически переходит в электронный архив. Существующий бумажный архив можно оцифровать и искать там же.

Архивирование автоматическиОцифровка бумагиПоиск по смыслу

Открыть живое демо Поговорить с экспертом

Реестр документов — отсюда подписанные документы уходят в архив

О модуле

Архив — не отдельная система, которую нужно заполнять вручную. Когда документ проходит свой маршрут — согласован, подписан, отправлен или получен, — штатный процесс переводит его в электронный архив вместе с карточкой, подписями, версиями и полной историей действий.

Бумаге не обязательно оставаться в коробках. Существующие бумажные документы можно оцифровать: каждый скан получает карточку с реквизитами, текст распознаётся, и документ находится поиском так же, как созданный в системе.

Где тормозит

Архив живёт в коробках

Старые договоры и приказы хранятся на бумаге, и поиск одного занимает дни.

Электронные документы разбросаны

Подписанные файлы лежат в почте, на дисках и в чатах — без единого реестра итоговых версий.

Архивирование — ручная работа

Кто-то должен собрать, подшить и зарегистрировать документы, когда работа уже сделана.

Что можно делать

Два входа в один архив: автоматически из системы и с бумаги через оцифровку.

Автоматическая передача

Документы, прошедшие маршрут, переходят в архив штатным процессом — никто не подшивает их вручную.

Карточка, подписи, история

В архиве у документа сохраняются реквизиты, подписи, версии и полный журнал действий.

Оцифровка бумажного архива

Отсканируйте существующие бумажные документы и загрузите: каждый получит карточку и станет частью архива.

Распознавание текста

Сканы распознаются — поиск идёт по содержанию, а не только по названию.

Поиск по смыслу

Находите любой документ по всей истории по тому, что в нём написано.

Доступ по правам

Сотрудник видит только те архивные документы, которые разрешены его роли.

Как это работает

Работа в системе

Документ создаётся, согласуется, подписывается или поступает в d8n.

Архивирование автоматически

Когда маршрут завершён, документ переходит в архив с карточкой и историей.

Оцифровка бумаги

Старые бумажные документы сканируются и загружаются, текст распознаётся.

Поиск

Любой документ — созданный в системе или отсканированный — находится в одном месте.

ИИ-агент: Агент Канцелярии распознаёт и регистрирует входящие документы и сканы, а по запросу находит документы в архиве — в пределах прав того, кто спрашивает.