О клиенте
ТОО «KMG Digital» (ранее — ТОО «КМГ-Кумколь») — общий центр обслуживания по ИТ-сервисам АО «НК «КазМунайГаз», головной офис в Астане.
Смысл конструкции — освободить предприятия группы для профильной деятельности: разведки, добычи, транспортировки и переработки.
Задачи
- ОЦО обслуживает всю группу, а собственный документооборот оставался ручным — удар по репутации центра.
- Разработка и сопровождение своей системы документооборота отвлекали ИТ-ресурс от профильных задач.
- Сотрудники привязаны к рабочему месту: согласование требовало физического присутствия.
- Кадровая информация не централизована, сроки согласования кадровых документов растянуты.
- Руководству нужно видеть состояние и движение любого документа без запросов исполнителям.
История проекта
Содержание кейса — не выбор между вендорами, а отказ от собственной разработки: руководство решило не распылять ИТ-команду на сопровождение своей системы.
Внедрение проведено по сервисной модели: любой сотрудник работает без привязки к рабочему месту — базовое требование для ОЦО, обслуживающего предприятия по всей стране.
Одним проектом автоматизирован кадровый блок: данные о персонале централизованы, согласование кадровых документов ускорилось. Руководство в любой момент видит состояние любого документа.
Результат — платформа, а не «ещё одна система»: масштабируемая основа, на которой центр автоматизирует делопроизводство своими силами.
Состав системы
Результаты
- Автоматизация документооборота высвободила ресурсы от рутины и ускорила согласование.
- Данные о персонале централизованы, сроки согласования кадровых документов сокращены.
- Руководство в любое время видит состояние, движение и исполнение любого документа.
- Более 10 000 пользователей в системе; рост прошёл без смены поставщика.
Кому подойдёт
Кейс релевантен общим центрам обслуживания и ИТ-дочкам холдингов, которые поддерживают внутренние системы собственными силами. Честная цена сравнения — не стоимость лицензий, а годовой фонд оплаты труда команды, поддерживающей текущую систему, и возможность развивать конфигурацию своими силами после внедрения.
Вопросы и ответы
Что выгоднее: собственная разработка системы документооборота или готовая платформа?
ОЦО КазМунайГаза отказался от своей системы; платформа выдержала рост до более чем 10 000 пользователей.
Можно ли работать в системе документооборота без привязки к рабочему месту?
Да: внедрение по сервисной модели позволяет любому сотруднику работать в системе удалённо.
Можно ли автоматизировать кадровое делопроизводство вместе с документооборотом?
Да, одним проектом: данные о персонале централизованы, согласование кадровых документов ускорилось.
Безопасность и юридическая значимость
- Сертификат по СТ РК ISO/IEC 15408-3-2017, уровень доверия ОУД 4 (№ KZ.7500186.05.01.69209, действует до 26 мая 2029 года); подпись имеет силу собственноручной по Закону РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
- Права в системе равны правам сотрудника, операции протоколируются в журнале аудита. Юридически значимая переписка с госорганами — через ЦОЭД, без дублирования бумагой. Данные обрабатываются и хранятся на территории Республики Казахстан.
