О клиенте
РГКП «Академия государственного управления при Президенте Республики Казахстан» — послевузовское образование, переподготовка и повышение квалификации государственных служащих, исследования в сфере государственного управления.
Центральный аппарат работает в Астане, территориальные филиалы — в 18 регионах страны.
Задачи
- Согласование шло на бумаге и в почте, документ передавался между подразделениями физически.
- Обмен между центральным аппаратом и 18 филиалами занимал дни.
- Оперативный поиск документа был затруднён: регистрация вручную, журналы и таблицы.
- Контроль сроков исполнения для распределённой структуры не был прозрачен.
Как это устроено
Академия работает на d8n с 2024 года: регистрация и движение входящих, исходящих и внутренних документов, электронное согласование и подписание, резолюции, поручения и контроль исполнения.
Маршруты согласования, права доступа и контроль исполнения настроены под структуру: центральный аппарат и 18 филиалов.
Требования к разграничению доступа и защите служебной информации соблюдены: права в системе равны правам сотрудника, действия фиксируются в истории.
Подписание — ЭЦП НУЦ РК через NCALayer; электронный обмен документами с внешними контрагентами.
Состав системы
Результаты
- Центральный аппарат и 18 филиалов работают в единой системе; документ направляется в филиал электронно.
- По каждому документу видны ответственный, срок, статус и история действий.
- Сотрудники работают с документами удалённо; единая история версий и согласований упрощает внутренний аудит.
- Снижен риск утраты документа: полная история действий сохраняется.
Кому подойдёт
Кейс релевантен государственным организациям с территориальными филиалами и требованиями к защите служебной информации. С чего начать: замерьте, сколько дней документ идёт из центрального аппарата в филиал и обратно.
Вопросы и ответы
Как организовать документооборот территориально распределённой организации?
Центральный аппарат и филиалы работают в одной системе: документ направляется в филиал электронно, исполнение видно из центра.
Как защитить служебную информацию в электронном документообороте?
Права доступа разграничиваются по структуре организации, действия фиксируются в истории; подписание — ЭЦП НУЦ РК.
Что даёт контроль исполнения по сравнению с журналами?
По каждому документу видны ответственный, срок, статус и история действий — сверка вручную не нужна.
Безопасность и юридическая значимость
- Сертификат по СТ РК ISO/IEC 15408-3-2017, уровень доверия ОУД 4 (№ KZ.7500186.05.01.69209, действует до 26 мая 2029 года); подпись имеет силу собственноручной по Закону РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
- Права в системе равны правам сотрудника, операции протоколируются в журнале аудита. Данные обрабатываются и хранятся на территории Республики Казахстан.
